檔案管理應(yīng)遵循的工作原則如下：
１．企業(yè)檔案為集體所有，任何人不得占為己有，因此在檔案管理過 程中，應(yīng)實(shí)行共同管理的原則，分清權(quán)責(zé)。
２．依據(jù)共同分享和共同管理的原則，盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保 管場所，提高檔案的保密系數(shù)和安全性，同時要降低管理成本。
３．應(yīng)及時分類、整理、編輯與傳遞文書資料，并科學(xué)歸檔保管，提 高檔案管理的質(zhì)量與效率。
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。 以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。 特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。 部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
電子檔案已廣泛形成于國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人的各種社會實(shí)踐活動中，成為與紙質(zhì)檔案并存的一種原生信息記錄體，反映了人們社會活動的真實(shí)歷史面貌，是人們社會實(shí)踐活動記錄體中的伴生體。其特點(diǎn)是
1 電子文件具有信息的非人工識讀性；2 對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性；3 信息與載體之間的可分離性；4 信息的易變性；5 信息存儲的高密度性；6 具有多種信息媒體的集成性(圖形、圖像、聲音等)；7 信息的可操作性；8 不穩(wěn)定性、非永久性。
第一條加強(qiáng)公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)，科研，管理及經(jīng)營中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與中華人民共和國檔案實(shí)施辦法，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定。
本管理規(guī)則第二條檔案就是指公司在生產(chǎn)，經(jīng)營，建設(shè)于黨政工團(tuán)等管理活動中形成的具有保存意義的各種形式的歷史記錄。本工作規(guī)范適用于公司及各機(jī)關(guān)職能部室的檔案管理工作。
合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括:檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定合同檔案管理制度。為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
3、合同管理組要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。
4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
7、合同文檔必須專人負(fù)責(zé)管理。
1、負(fù)責(zé)大隊(duì)日常行政管理工作，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、日常接待、會務(wù)、群眾來信來訪和上級機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的工作聯(lián)系。
2、負(fù)責(zé)擬寫各種工作總結(jié)、工作報(bào)告及其他文字材料，做好文件收發(fā)、文書整理歸檔工作。
3、負(fù)責(zé)大隊(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、上報(bào)、整理工作。
4、負(fù)責(zé)大隊(duì)內(nèi)務(wù)管理、車輛和駕駛員管理、后勤保障。
5、做好大隊(duì)內(nèi)部各單位的工作協(xié)調(diào)。
6、及時向大隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供各類工作情況，當(dāng)好大隊(duì)黨總支參謀，為大隊(duì)工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
7、完成大隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作任務(wù)。
一、檔案管理工作流程——立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、檔案管理工作流程——借閱
1、本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、檔案管理工作流程——收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作
1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷
3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）
4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)
5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷
6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對案卷進(jìn)行分類、整理
8、編制檔號
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安
12、開展檔案的利用
13、進(jìn)行文件匯編，對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工
四、檔案管理工作流程——鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。
檔案管理目錄包括卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄
《會計(jì)檔案管理辦法》已于2015年12月11日公布，2016年1月1日正式施行，1998年頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》同時廢止。修訂后的《辦法》，會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等主要會計(jì)檔案的最低保管期限延長至30年。
新《辦法》將會計(jì)檔案定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年和30年兩類，其中會計(jì)憑證及會計(jì)賬簿等主要會計(jì)檔案的最低保管期限延長至30年，其他輔助會計(jì)資料最低保管期限延長至10年。
社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理要進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性管理。如檔案室、辦公區(qū)、閱覽區(qū)各自獨(dú)立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設(shè)備，要最大程度的體現(xiàn)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，把社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一規(guī)范化。
同時應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險(xiǎn)部門統(tǒng)一組織實(shí)施。軟件功能應(yīng)包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計(jì)，如對檔案的分類統(tǒng)計(jì)，綜合數(shù)字統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料統(tǒng)計(jì)等；可以進(jìn)行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進(jìn)行全面掌握；實(shí)現(xiàn)“軟”“硬”一起上，社會保險(xiǎn)檔案的微機(jī)一體化管理。
