檔案室也叫檔案館，是各機(jī)關(guān)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)
檔案室（Archives Center）是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。
黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
人事科的檔案室僅限于人事的檔案管理，檔案室除人事之外還包括其他的行政各項檔案材料的保管。
資料室。檔案室是各機(jī)關(guān)(包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
一、檔案搬遷的流程
1、前期準(zhǔn)備
做好庫房各類檔案的整理、做好車輛租用，驗證司機(jī)身份證，車輛自備帳篷、向各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)單位發(fā)通知。
2、搬運(yùn)檔案
檔案運(yùn)輸過程中，實行專人押車，做好交接工作。
3、入庫上架
集中分類上架
4、核對統(tǒng)計
檔案上架后做好整理、核對和統(tǒng)計工作。
一、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之溫濕度要求
按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》、《檔案庫房空氣質(zhì)量檢測技術(shù)規(guī)范》和《檔案館空調(diào)系統(tǒng)設(shè)計規(guī)范》、《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》的要求，檔案室(含膠片室、磁帶室)的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的檔案室日變化幅度不超過2℃，相對濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±5%，每晝夜溫度波動值在±2 度。
二、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之空間規(guī)劃
檔案室中的閱覽室是專門為閱覽者查看檔案而設(shè)立的。閱覽室應(yīng)采用單獨的房間，如果條件不具備，也可以在辦公室中設(shè)立閱覽桌。獨立閱覽室應(yīng)有窗，自然采光好，避免陽光直射或炫光，可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，輔之以人工光源；應(yīng)有自然通風(fēng)，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備，供冬天和夏天使用。應(yīng)擺放一定的桌椅、電腦，提供檔案檢索工具。
辦公室是檔案管理人員進(jìn)行日常辦公的場所，面積根據(jù)辦公人員數(shù)量和辦公需要確定，一般在10~20㎡。辦公室應(yīng)設(shè)有堆放有待著錄或編目的檔案卷宗的大辦公桌，以及檔案管理工作所需要的設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等。
三 檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之物質(zhì)條件
裝具：裝具即用以存放檔案的柜、架、箱。一般而言，封閉式的柜、箱比敞開式的架子更有利于對檔案的保護(hù)。柜、架、箱的制成材料最好為金屬物，這樣更有利于防火。檔案室要有足夠數(shù)量的檔案箱柜，要能存放現(xiàn)有的檔案和未來10~20年的檔案。可考慮使用密集型活動檔案柜。這種平時合為一體，同時可打開的裝具比之傳統(tǒng)的單個單列、擺放位置固定裝具有較全面的優(yōu)越性。他不僅具有防火、防光、防塵的性能，而且可大幅節(jié)省庫房空間和庫房建筑費(fèi)用，一般而言，他可比常規(guī)的固定柜架節(jié)省近2/3的庫房面積。但安裝使用密集型活動檔案柜，對地面的承重能力有較高的要求。樓板承受力一般需要每平方米1200kg以上，同時也考慮整個建筑物的堅固程度及其使用年限長短等相關(guān)因素。
檔案室制度有：
1、室（庫）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進(jìn)出室（庫）隨時關(guān)燈、鎖門，
2、進(jìn)檔案室（庫）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護(hù)檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。
3、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫），更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密制度。
4、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。
5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
6、 員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
7、非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
8、員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
9、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。
10、重點建設(shè)項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。
12、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。
13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。
14、查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
15、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。
16、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
第一、移動檔案柜檔案室需要空氣流通去除潮濕，檔案庫房或是檔案資料倉庫的位置盡可能離門窗遠(yuǎn)些，防水工作要做好。當(dāng)室外濕氣大時，應(yīng)把通風(fēng)方位的門窗關(guān)閉，以降低水蒸氣進(jìn)到房間內(nèi)。
第二、移動檔案柜檔案庫房可以用空調(diào)的除濕功能以及專用除濕機(jī)進(jìn)行除濕。專業(yè)檔案資料除濕機(jī)起效比較快，但用電量也相較很大。除濕機(jī)在一定水平上還可以減輕房間內(nèi)潮濕情況，但除濕機(jī)覆蓋范圍小，只有具有輔助功效。假如一般除濕方法還是不可以獲得令人滿意實際效果，需要嘗試用這個方法。
要看你單位所用的檔案管理軟件對硬件的要求。
若單位沒有應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的，能用office就行，XP系統(tǒng)就足夠了。
若單位有專用的檔案管理系統(tǒng)，一般要求至少win7起步，對硬件配置有最低要求，內(nèi)存一定要大一些，否則根本無法使用，簡直慢死人。
各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù):
1.各館室的最小面積應(yīng)能容納目前資料的存放，而且要考慮到以后的發(fā)展空間發(fā)展空間。
2.地面承重最大容量為1240公斤/平米，不能小于800公斤/平米，采用密集架時不應(yīng)大于1200公斤/平米。
3.密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。
4.每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒子尺寸來計算。
5.一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。
6.給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室(庫)，消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室(庫)內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。
7.空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料。
8.館室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物(如老鼠等)的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅實地坪。 庫房： 1.檔案庫房、閱覽室、辦公室要分開，但是不能相距太遠(yuǎn)； 2.庫房的面積要滿足單位檔案管理員的要求，并有一定的預(yù)留空間； 3.檔案庫房要實現(xiàn)三鐵：即鐵門、鐵窗、鐵柜； 4.檔案庫房要達(dá)到八防：即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等） 設(shè)備： 1.檔案盒使用無酸紙封底面； 2.檔案柜數(shù)量充裕、質(zhì)量好；
作為檔案室的負(fù)責(zé)人，我有幸能夠分享一些我對檔案室工作的總結(jié)和經(jīng)驗。檔案室是一個非常重要的部門，負(fù)責(zé)管理和保護(hù)公司的重要文件和記錄。在過去的幾年里，我與我的團(tuán)隊一起努力工作，改進(jìn)和完善了檔案室的運(yùn)作，以更好地滿足公司日益增長的需求。
檔案室的核心工作是確保所有文件和記錄的整理和歸檔。為了提高效率和減少錯誤，我引入了一套系統(tǒng)化的工作流程。首先，我們根據(jù)文件的重要性和保密級別進(jìn)行分類。然后，我們使用專業(yè)的文件管理軟件，將文件進(jìn)行編號和標(biāo)記，以便快速檢索。最后，我們將文件放置在標(biāo)準(zhǔn)化的文件柜中，按照一定的規(guī)則進(jìn)行排列。
這個過程中最重要的一點是保持準(zhǔn)確和一致。所有的文件都必須按照規(guī)定的流程處理，以確保文件的可追溯性和安全性。我鼓勵團(tuán)隊成員在整理和歸檔過程中使用核對清單和校對工具，以排除任何潛在的錯誤。
隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理成為了趨勢。為了適應(yīng)這一變化，我推動了檔案室的數(shù)字化和電子管理。我們采用了先進(jìn)的掃描設(shè)備，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，大大提高了文件的存儲效率和利用率。
此外，我還引進(jìn)了電子檔案管理系統(tǒng)，用于管理和檢索電子文件。這個系統(tǒng)可以按照關(guān)鍵詞、日期和文件類型進(jìn)行搜索和過濾，使文件的檢索更加方便和快捷。我們也為員工提供了相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以確保他們能夠有效地使用這個系統(tǒng)。
作為檔案室的管理者，我始終把檔案的保護(hù)和安全放在首位。我們采取了多種措施來保護(hù)檔案的完整性和機(jī)密性。首先，我們對檔案室實施了嚴(yán)格的出入管理制度，只有獲得授權(quán)的人員才能進(jìn)入。其次，我們使用高效的防火和防潮設(shè)備，以確保文件不受火災(zāi)、水患等意外事件的影響。
此外，我還制定了檔案保密制度，明確了對機(jī)密文件的處理和傳遞規(guī)定。我鼓勵員工遵守這些規(guī)定，并對違反規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。通過這些措施，我們成功地保護(hù)了公司的檔案免受損壞和泄露的風(fēng)險。
檔案室不僅僅是一個文件存儲的地方，我們還提供各種檔案服務(wù)和支持。我與其他部門保持密切的合作，了解他們的需求并提供相應(yīng)的解決方案。無論是為業(yè)務(wù)部門提供檔案查詢，還是為審計部門提供檔案復(fù)核，我們都盡力滿足他們的要求。
我還定期組織培訓(xùn)和講座，提高員工對檔案管理的認(rèn)識和技能。我相信員工是檔案室最寶貴的資產(chǎn)，他們的專業(yè)能力和責(zé)任心對保證檔案服務(wù)的質(zhì)量至關(guān)重要。
檔案室經(jīng)常面臨一些惡劣環(huán)境的挑戰(zhàn)，例如高溫、濕度和灰塵。為了保護(hù)文件免受這些因素的影響，我采取了一系列措施。首先，我定期檢查和維護(hù)檔案室的環(huán)境設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。其次，我鼓勵員工使用防護(hù)設(shè)備，例如口罩和手套，以防止灰塵污染。
此外，我還采購了特殊的儲存箱和袋子，用于將文件封存，以防止?jié)穸群臀廴疚锏那秩搿＿@些措施不僅保護(hù)了文件的完整性，也提高了檔案室的工作效率。
在整個檔案室工作中，我意識到檔案管理是公司發(fā)展的重要支撐。一個高效和安全的檔案室能夠提供可靠的信息和數(shù)據(jù)支持，為公司決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。通過持續(xù)地學(xué)習(xí)和改進(jìn)，我相信我們的檔案室能夠更好地服務(wù)于公司，滿足未來的需求。
如果您有任何關(guān)于檔案室工作的問題或建議，請隨時與我聯(lián)系。
